Auxiliar Administrativo
Gobernación de Santander
TASCO ,COLOMBIA
hace 3 días

Propósito

Apoyar el ejercicio de las funciones de los secretarios de despacho, los jefes oficina, los funcionarios del nivel profesional y técnico, en la redacción, organización, y archivo de documentos, con el objeto de facilitar el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de la misión.

Funciones

  • Colaborar en la elaboración de los diferentes informes, recibir llamadas telefónicas, mensajes escritos o electrónicos y apoyar en la organización de las actividades logísticas y asistenciales que se requieran en la dependencia.
  • Adelantar las actuaciones necesarias para la conservación y mantenimiento de bienes y enseres del Municipio.
  • Mantener actualizado el directorio de personas y entidades públicas y privadas con quienes la dependencia tenga frecuentes relaciones de comunicación y trabajo.
  • Adelantar el trámite de actividades y procesos que le solicite en la dependencia que se ubique de conformidad con las asignaciones de funciones hechas y teniendo en cuenta su nivel jerárquico de empleo.
  • Atender al público, orientar a los usuarios y suministrar la información de carácter general que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos que con ese carácter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
  • Efectuar la recepción, radicación y trámite de los documentos necesarios para la ejecución de actividades de otros niveles jerárquicos.
  • Apoyar en la contestación a los requerimientos hechos por los diferentes entes de control.
  • Elaborar para la firma y expedición del jefe de dependencia certificados, constancias, y demás información y hacerlo de manera rápida, veraz, confiable y clara.
  • Elaborar documentos, transcribir escritos, cartas, oficios, llevar agenda y las demás actividades de apoyo para la ejecución de actividades de otros niveles.
  • Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
  • Aportar con actividades de ejecución y trámite para que las funciones de la dependencia se cumplan de acuerdo con los principios de eficiencia y eficacia administrativa, economía y equidad procesal y procedimental.
  • Ejecutar actividades de orden operativo, logístico asistencial, y de apoyo al desempeño de la dependencia.
  • Digitar los formatos de las diferentes operaciones que se realizan en la dependencia
  • Apoyar el controlar y administración de los inventarios de equipos y elementos de oficina, suministros, vehículos y demás bienes muebles e inmuebles de propiedad de la administración.
  • Elaborar cuadros, diagramas, gráficos, presentaciones, esquemas y demás documentos explicativos solicitados por el jefe inmediato.
  • Aplicar los conocimientos adquiridos para mejorar la prestación del servicio.
  • Colaborar con la organización logística de los eventos que realice la dependencia.
  • Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial o que implique abuso indebido del cargo o función.
  • Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio.
  • Dedicar la cantidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas.
  • Rendir informes periódicos al Jefe Inmediato en relación con el desarrollo de las anteriores funciones.
  • Implementar, dirigir y controlar los servicios de atención al público, recepción, archivo, conservación, distribución y trámite de documentos, información.
  • Recibir y atender las llamadas telefónicas, despachando aquellas que, por su naturaleza, puedan ser resueltas inmediatamente, o transmitirlas cuando los asuntos deban ser conocidos por el jefe inmediato, de acuerdo con sus instrucciones, y tomar los mensajes correspondientes cuando el superior inmediato se retire temporalmente de su lugar de trabajo.
  • Cumplir las normas orgánicas de la Alcaldía y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.
  • Participar en los programas de capacitación para los cuales haya sido seleccionado realizar las prácticas y rendir los informes correspondientes a ellas.
  • Administrar y responder por el proceso de producción, recepción, archivo y trámite de correspondencia interna y externa radicada en la dependencia, así como su adecuada ubicación, codificación, clasificación y manejo documental.
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