Asistente Administrativo / Administration Assistant
Abt Associates
Bogota, CO
hace 8 horas
source : DirectEmployers Association

Descripción general de la organización : Abt Associates (Abt) es un líder global impulsado por la misión en investigación, evaluación e implementación de programas en los campos de desarrollo internacional, salud y políticas sociales y ambientales.

Se le conoce por su enfoque riguroso para solucionar retos complejos; a Abt se le clasifica regularmente como una de las 20 mejores compañías en investigación global y una de las 40 innovadoras de desarrollo internacional más destacadas, siendo a su vez una de las 5 contratistas principales de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, por sus siglas en inglés).

Abt es pionera a nivel mundial en la investigación de las causas de algunos de los problemas de salud más difíciles del mundo y en brindar soluciones.

Trabajamos con proveedores públicos y privados para garantizar acceso a la atención de calidad en asuntos médicos que van desde salud reproductiva y maternal hasta gestión sanitaria y fortalecimiento de sistemas para controlar enfermedades infecciosas.

Nuestro objetivo principal : mejorar la salud de la gente. Oportunidad Abt Associates busca Oficial de Adquisiciones y Subvenciones para el proyecto financiado por USAID Sostenibilidad de los sistemas locales de salud (LHSS, por sus siglas en inglés) en Colombia.

Este proyecto apoyará los esfuerzos del Gobierno de Colombia orientados a lograr una integración sostenible de los migrantes venezolanos al sistema de salud colombiano.

  • Con este fin, el proyecto LHSS brindará asistencia para fortalecer la capacidad de gobernanza e implementación en todos los niveles del sistema de salud para responder a las necesidades de salud de los migrantes y de las comunidades receptoras;
  • apoyará al gobierno en el desarrollo de nuevos mecanismos para financiar de forma sostenible los servicios de salud para los migrantes como parte de su integración al sistema de salud;
  • y proveerá asistencia para que las comunidades receptoras de los migrantes tengan acceso a una atención de salud de calidad.

  • Los cuatro objetivos principales de esta actividad son brindar asistencia al Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia (MSPS) con el fin de : 1) fortalecer la capacidad de gobernanza e implementación para responder a las necesidades de los migrantes y las comunidades receptoras;
  • 2) financiar de forma sostenible la provisión de servicios de salud a los migrantes y las comunidades receptoras; 3) incrementar el acceso a servicios de atención de salud adecuados de alta calidad para migrantes y comunidades receptoras;
  • y 4) fortalecer al sistema de salud para responder a crisis de salud pública actuales y futuras, como la pandemia de COVID-19.

    La actividad del proyecto LHSS en Colombia tendrá una duración de 4 años, con base en Bogotá, Colombia, considerándose además oficinas departamentales.

    Funciones y responsabilidades principales El Asistente Administrativo tendrá las siguientes funciones y responsabilidades específicas : + Establece sistemas para el inventario semanal de suministros básicos (es decir, papel de impresión, tinta, artículos de limpieza, etc.

  • Mantiene un sistema central de presentación de documentos y formularios requeridos;+ Sirve como recepcionista de oficina, saludando a todos los visitantes, aceptando entregas de oficina y administrando líneas telefónicas de oficina;
  • Programa limpiezas de oficina y mantenimiento de rutina, según sea necesario;+ Coordina la organización de las reuniones locales y las que están bajo la supervisión del Gerente de Operaciones y Subvenciones / Donaciones y de la oficina local;
  • Gestiona el horario de viaje del equipo y garantiza que el lugar de estancia del personal se mantenga actualizado+ Negocia hoteles, transportes y arreglos de comidas;
  • Ayuda en la redacción de solicitudes de presupuesto, puntos de compra y Ordenes de Compra, así como contribuye al análisis de ofertas bajo la orientación de Gerente de Operaciones y Subvenciones / Donaciones;
  • Las demás que le sean asignadas relacionadas con su cargo.Dentro del proyecto LHSS, el / la Asistente Administrativo y / o de Oficina contará con el respaldo de la experiencia técnica, financiera y de operaciones de la oficina sede de LHSS y será supervisado(a) por la Gerente de Operaciones y Subvenciones / Donaciones y el Director de la actividad del proyecto LHSS Colombia.

    Elegibilidad mínima + Licenciatura en contabilidad, gestión empresarial u otro campo relevante preferido.+ Dos años de experiencia previa en gestión de oficinas profesionales, operaciones y experiencia financiera, preferiblemente en programas financiados por USAID.

  • Excelente gestión, habilidades organizativas e informáticas.+ Fluidez en español, habilidades de escritura / habla requeridas.
  • Los ciudadanos colombianos especialmente están invitados a postularse para este cargo.Abt Associates es un empleador de oportunidades igualitarias y acción positiva comprometido a fomentar la fuerza laboral diversa.
  • Abt Associates ofrece salarios competitivos en el mercado y beneficios integrales a los empleados. Overall Description Abt Associates seeks a qualified Administrative Assistant for the USAID-funded Local Health System Sustainability (LHSS)Colombia Activity.

    This Activity will support the Government of Colombia (GOC)'s efforts to achieve a financially sustainable integration of Venezuelan migrants into the Colombian health system and to support the COVID-19 response and increase resiliency to address future health system emergencies.

    To this end, LHSS will work with the Colombian government and localstakeholders to reduce financial barriers to care and treatment, ensure equitable access to essential health services for Venezuelan migrants, Colombian returnees, and receptor communities, improve the quality of health services, and strengthen health sector resiliency.

  • The project will support the Ministry of Health of Colombia (MSPS) to achieve six objectives, including : 1) strengthen governance and implementation capacity to respond to the needs of migrants and receptor communities;
  • 2) sustainably finance the provision of health services for migrants and receptor communities; 3) increase access to high quality, appropriate health care services for migrants and receptor communities;
  • 4) strengthen the health system to respond to current and future shocks, including the COVID-19 pandemic; 5) strengthen the surveillance system for COVID-19 by building human resource capacity;
  • and 6) strengthen human resource planning and management for future emergency detection and response systems.The LHSS Colombia Activity will be a 4 year program, based in Bogota, Colombia with other territorial offices.

    Key Roles and Responsibilities + The Administrative Assistant will have the following specific duties and responsibilities : + Establishes systems for weekly inventory of basic supplies (, ink, cleaning supplies, etc.

  • Maintains a central filing system for required documents and forms;+ Serves as office receptionist, greeting all visitors, accepting office deliveries, and managing office phone lines;
  • Schedules office cleanings and routine maintenance, as needed;+ Coordinates the organization of local meetings under the supervision of the Operations & Grants Manager and the home office;
  • Manages team travel schedule and ensures staff whereabouts are kept up to date+ Negotiates hotels, transportation, and meal arrangements;
  • Assists in drafting RFQs, PRs, and POs as well as contributes to bid analysis under guidance of Operations and Grants Manager;
  • and+ Other clerical and administrative duties as assigned.Within the LHSS project, the Administrative Assistant will be supported by LHSS home office-based operations, finance and technical expertise and will report to the LHSS Colombia Activity Operations and Grants Manager.

    Minimum Qualifications + Bachelor's Degree in accounting, business management or other relevant field preferred.+ Two years' of prior experience in professional office management, operations, and finance experience, preferably on USAID funded programs.

  • Excellent management, organizational and computer skills.+ Fluent Spanish writing / speaking skills required.+ Colombian nationals, especially those currently residing in Colombia, are encouraged to apply.
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