Secretario Ejecutivo
Gobernación de Santander
SAMPUES ,COLOMBIA
hace 5 días

Propósito

Asistir a su jefe inmediato en la organización administrativa y atención al publico para el cumplimiento oportuno de sus funciones.

Funciones

  • 8. Disponer y organizar materiales de carácter institucional.
  • 9. presentar informes sobre las actividades desarrolladas.10. Velar por la adecuada presentación de la oficina y emplear adecuadamente los equipos que se le asignen.

    11. Entregar los documentos y fotocopias que le sean solicitados por el superior inmediato y por los secretarios de despacho.

    12. Informar al superior inmediato sobre problemas presentados.13. Controlar el manejo de los documentos solicitados.14. Enviar comunicación e información a los asesores externos acerca de procesos judiciales que se le sigan a la administración.

    15. Elaborar documentos para la firma de su jefe inmediato.16. Atender al publico que llega a la oficina, informarse del motivo de su visita, fijarle cita según calendario de compromiso si es del caso o anunciar su llegada.

    17. Radicar y enviar la correspondencia y documentos que se originen en la oficina a las diferentes dependencias internas o externas, controlando el recibo por parte del destinatario.

  • 18. Solicitar los elementos de consumo necesarios para el correcto desempeño de la dependencia, verificar su recibió y hacer entrega de los mismos al personal que lo requiera.
  • 19. llevar en orden cronológico el archivo de la documentación de su dependencia. 20. llevar un control de citas, entrevistas y reuniones en las cuales deba intervenir su jefe inmediato.

    21. Atender las diferentes inquietudes o solicitudes presentadas en dicha dependencia por clientes y usuarios internos y externos del municipio.

    22. Las demás funciones asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

  • 1. preparar y mantener al día la agenda de su jefe inmediato de compromisos, llamadas, citas, reuniones juntas y de mas compromisos de la oficina.
  • 2. preparar en los equipos puestos a disposición oficios,resoluciones, y textos en general,en cumplimiento de los objetivos de la dependencia para darles el respectivo tramite.

    3. organizar y mantener actualizado los archivos de la dependencia para agilizar la búsqueda y obtención de la información.

    4. Recibir y organizar los documentos que llegan a la oficina y enviarlos a otras dependencias cuando se requieran. 5. participar en los grupos de trabajo para que el desarrollo de actividades especificas sean creados por la administración municipal y aceptar funciones de coordinación en cada uno de estos.

    6. Atender las llamadas telefónicas y tomar nota de ellas y entregar el mensaje respectivo al destinatario para asegurar una efectiva comunicación a los usuarios.

    7. Redactar y contestar la correspondencia y demás documentos, cuando se lo ordena su jefe inmediato.

    Requisitos

    Estudio : Bachiller en cualquier modalidad y formación básica en informática.

    Experiencia : Experiencia relacionada de mínimo un año.

    Vacantes

    Dependencia : Despacho del alcalde,

    Municipio : Sampués, Total vacantes : 1

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