Auxiliar Administrativo
Gobernación de Santander
Bogota D.C, COLOMBIA
hace 5 días

Propósito

Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia asignada a la Dependencia en la que presta sus servicios, y suministrar los documentos que le sean solicitados, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Ministerio.

Funciones

  • Conocer y cumplir con las disposiciones del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, establecido en el Ministerio.
  • Conocer, cumplir y aplicar con discreción las políticas de seguridad y privacidad de la información vigentes en el cumplimiento de sus funciones, reportando cualquier incumplimiento de las mismas a las instancias definidas, de conformidad con los procedimientos establecidos.
  • Realizar actividades de fotocopiado y anillado de documento, suministrando dicha información en forma oportuna a los usuarios internos y externos que lo soliciten, garantizando un servicio oportuno con calidad y efectividad.
  • Participar en los planes, programas y proyectos que sean de competencia de la Dependencia, en los que sea delegado por el Jefe Inmediato, aportando sus habilidades en el desarrollo de los mismos.
  • Llevar a cabo las actividades tendientes al suministro de tiquetes aéreos de los funcionarios que viajan en comisión de servicios a nivel nacional e internacional, brindando un servicio con calidad y oportunidad.
  • Realizar el seguimiento y control de la publicación de los actos administrativos proferidos por el Ministerio, así como de los avisos de trámite legal que requiera la entidad y de las suscripciones a periódicos y revistas.
  • Revisar el consumo de las fotocopiadoras asignadas a las Dependencias, con el fin de realizar el reporte diario que permita realizar el control en la utilización de las mismas, garantizando el manejo racional de insumos.
  • Participar en el desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Minas y Energía - SIGME, para contribuir con el logro de los objetivos de la Dependencia.
  • Realizar las transferencias primarias de la documentación al archivo central, con el fin de efectuar la depuración, en cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normas que la modifiquen, sustituyan o reglamenten.
  • Realizar la clasificación, trámite y distribución de la correspondencia interna y externa.
  • Mantener y aplicar la Tabla de Retención Documental a los documentos de la Dependencia para la producción y conservación racional de los mismos, con el fin de dar cumplimiento oportuno a los requerimientos de la Ley General de Archivos y demás normas que la modifiquen, sustituyan o reglamenten.
  • Participar en las actividades relacionadas con la protección y cuidado del medio ambiente conforme a las disposiciones legales.
  • Atender las consultas, peticiones y demás requerimientos que le sean asignados por el Jefe Inmediato, sobre los asuntos de su competencia en la oportunidad y periodicidad requerida.
  • Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
  • Atender en forma personalizada o telefónica a los usuarios internos y externos que le requieran información que sea de su competencia, brindando un servicio de calidad y en forma oportuna.
  • Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
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