Ayudante
Gobernación de Santander
CALDAS ,COLOMBIA
hace 2 días

Propósito

Realizar actividades de apoyo administrativo en las diferentes dependencias y realizar actividades de aseo y cafetería en el municipio.

Funciones

  • 5.Mantener en forma confidencial las labores que se le encomienden y guardar reserva de sus labores
  • 14.Presentar al Alcalde informes periódicos de la gestión y otros que le fueren solicitados.
  • DE APOYO ALMACEN :
  • 1.Recibir, revisar, custodiar y ubicar todos los elementos que ingresen al almacén y llevar el cardex correspondiente para su control y manejo.

  • 4.Responder por la correspondencia despachada y hacer firmar a los remitentes de la entrega de la misma
  • Las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, naturaleza y área del cargo
  • 15.Informar sobre anomalías que detecte en los bienes elementos y equipos suministrados.
  • 3.Apoyar las actividades logísticas y el desarrollo de eventos especiales realizados por la Administración Municipal.
  • 8.Elaborar las cotizaciones que le ordene su superior inmediato o directamente la alcaldía para los estudios de mercados
  • 7.Velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de la información contenida en los documentos de archivo en el caso señalados por la ley, y por la adecuación, conservación de los mismos.
  • 11.Colaborar con la administración y en especial con la Secretaria de gobierno y planeación en la elaboración del plan anual de adquisiciones
  • 13.Rendir informe sobre el manejo del almacén
  • 2.Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo General del Municipio, así como el que se le confíe en su custodia.
  • 8.Trabajar conjuntamente con todas las secciones de la entidad en la coordinación y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
  • 13.Participar en el diseño y adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del trabajo archivístico y la prestación ágil de los correspondientes servicios.
  • DE APOYO AL ARCHIVO :
  • 1.Cumplir y hacer cumplir en su jurisdicción, las pautas y normas existentes en materia archivística y los lineamientos que expida el Archivo General de la Nación.

  • 2.Verificar que los bienes que ingresen al almacén cumplan con las especificaciones que fueron adquiridos según las ordenes, contratos y que estén respaldados por la factura correspondiente.
  • 12.Verificar ante hacienda Municipal la existencia de disponibilidad presupuestal antes de efectuar cualquier pedido.
  • 4.Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de los Secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elaboren conjuntamente con los organismos de la administración municipal y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación.
  • 5.Llevar el inventarios de los vehículos, tractores, maquinaria amarilla y hacer entrega a los operarios de la herramienta y del inventario general de los mismos, para que estos respondan en caso de perdida
  • 10.Enviar previa autorización de su superior inmediato a mantenimiento o reparación los equipos que por razón de su uso o deterioro estén para mantenerlos
  • 14.Proveer a las diferentes dependencias de los elementos de consumo y llevar su control.
  • 10.Colaborar con los consejos municipales y departamentales de archivos y demás órganos asesores del Sistema Nacional de archivos, en la aplicación de las normas archivísticas para el fortalecimiento de los archivos.
  • 9.Solicitar a los proveedores el cumplimiento en el despacho de los pedidos con el fin de impedir la paralización de la administración por falta de los elementos.
  • 11.Organizar seminarios, cursos, talleres y pasantías conducentes al mejor desarrollo de la actividad archivística, con el ámbito de su jurisdicción.
  • 16.Colaborar con su jefe inmediato en las acciones que sean requeridas para el cumplimiento de sus funciones.
  • 2.Hacer el recorrido de recepción y entrega de correspondencia en cada una de las dependencias del Municipio.
  • 6.Velar porque los elementos que permanecen en el almacén estén debidamente protegidos y con la protección y seguridad requerida.
  • 3.Entregar los bienes a las dependencias con las respectivas actas de egreso de almacén.
  • 9.Expedir los reglamentos necesarios para garantizar la organización, conservación y el uso adecuado del patrimonio documental del Municipio, de acuerdo con las normas legales vigentes a nivel nacional expedidas por el Archivo General de la Nación.
  • 6.Planear, dirigir, coordinar e inspeccionar de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación de los archivos de gestión, central e histórico del municipio.
  • 4.Entregar en custodia a los funcionarios de las diferentes dependencias los bienes muebles e inmuebles y equipos y dar la paz y salvo una vez se retire el funcionario de la administración, siempre y cuando haga devolución de los elementos en custodia.
  • 7.Responder por el deterioro, sustracción o pérdida de los elementos a su cargo de conformidad con los reglamentos en materia de control fiscal y administrativa vigente.
  • 3.Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica para el ente territorial.
  • 1.Recolectar y distribuir la correspondencia producida en todas las dependencias de la Administración, dentro y fuera del Palacio Municipal.
  • 12.Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan materia.
  • 6.Las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, naturaleza y área del cargo.
  • 5.Asesorar y emitir concepto técnico en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.
  • Publicar y difundir obras de interés archivístico.

    Estudio : Bachiller

    Experiencia : Un (1) año de experiencia en cargos similares.

    Vacantes

    Dependencia : Secretaría General y de Gobierno,

    Municipio : Caldas, Total vacantes : 1

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