Auxiliar Administrativo
Gobernación de Santander
LA GLORIA ,COLOMBIA
hace 4 días

Propósito

Administrar la información interna y externa de la Secretaría de Planeación y Obras, aplicando el sistema de gestión documental.

Funciones

  • Llevar la agenda y recordar oportunamente las citas, reuniones y compromisos programados del Secretario de despacho.
  • Mantener informado al Secretario de despacho, de los informes de interventoría de los contratos que se ejecutan en la dependencia.
  • Recibir, clasificar, radicar, distribuir, controlar y preservar documentos, datos, elementos y / o correspondencia relacionada con los asuntos de la Secretaría de Planeación y Obras, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
  • Coordinar la limpieza, la buena presentación y el mantenimiento preventivo de los equipos e instalaciones de la dependencia.
  • Proyectar respuestas de la correspondencia que se le asigne y colaborar en la preparación de informes que sean solicitados a la dependencia o al Municipio.
  • Realizar el seguimiento al proceso de legalización de los contratos que se adelantan en la dependencia.
  • Atender al público, personal y telefónicamente y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.
  • Operar y manejar los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos, usándolos en forma correcta.
  • Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
  • Elaborar documentos, resoluciones, oficios, proyectos y demás documentos que se le ordene.
  • Realizar y mantener actualizado el inventario de papelería y útiles de oficina de la dependencia.
  • Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la oficina y sobre los que conozca en razón de sus labores.
  • Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo a la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
  • Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
  • Mantener actualizado y organizado el archivo de la dependencia, con los documentos generados y recibidos, garantizando una búsqueda oportuna de los mismos cuando se requiera.
  • Tramitar la disponibilidad presuprestal de los proyectos que pretenda ejecutar la dependencia.
  • Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.
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