Secretario
Gobernación de Santander
Yopal, COLOMBIA
hace 6 días

Propósito

Apoyar administrativamente en actividades de comunicación, agenda, sistemas de información y complementarias de tareas propias de niveles superiores, para garantizar el desarrollo de los procesos.

Funciones

  • Preparar los proyectos de oficios, documentos y demás papeles de trabajo que se desprendan de la labor diaria, garantizando el envío a los destinatarios para el desarrollo de los procesos.
  • Mantener organizado el archivo documental y electrónico-magnético que se genere en el desarrollo de los procesos de la dependencia donde se ubique, para mejorar la gestión institucional.
  • Realizar actividades relacionadas con la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral de calidad y control interno bajo la norma ISO 9001 : 2015 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG-11.
  • Organizar entrevistas de los usuarios internos y externos de la Entidad según las prioridades y las instrucciones recibidas, para el ejercicio oportuno de las funciones del jefe inmediato.
  • Desarrollar las demás funciones que guarden correspondencia con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño en que se encuentre el cargo.
  • Organizar la agenda y recibir las llamadas telefónicas de los usuarios internos y externos para mantener informado al jefe inmediato sobre los compromisos institucionales y que requieran de su atención y presencia.
  • Llevar en forma actualizada los libros radicadores de correspondencia y de los procesos de la entidad.
  • Velar por la custodia e integridad de los procesos y documentos que reposan en la secretaría de la dependencia.
  • Diligenciar y entregar en los plazos establecidos, los papeles de trabajo, escritos e informes de su competencia, que sean requeridos por el Jefe inmediato para la consecución de objetivos de los procesos de apoyo y misionales.
  • Conocer y comprender el direccionamiento estratégico de la entidad de acuerdo con el plan de desarrollo.
  • Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia y sobre los que conozca por razón de sus labores.
  • Elaborar y controlar el inventario de los elementos al servicio del área de trabajo y los pedidos de los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades del área.
  • Transcribir, elaborar, radicar y tramitar oficios, correspondencia y demás papeles de trabajo, de acuerdo con las técnicas de oficina y procedimientos establecidos por la organización, para desarrollar las labores propias del proceso donde sea asignado.
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