TECNICO ADMINISTRATIVO
Gobernación de Santander
Envigado, COLOMBIA
hace 6 días

Propósito

ADELANTAR PROCESOS ARCHIVISTICOS ESTANDARIZADOS Y ORGANIZADOS, QUE PERMITAN EL MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CONTRALORIA, EL FORTALECIMIENTO Y TRANSVERSALIDAD DE LA INFORMACION DE LOS PROCESOS MISIONALES Y ADMINISTRATIVOS

Funciones

  • Levantar y mejorar los procesos que existen en la Contraloria relacionados con el manejo de archivo documental de acuerdo con la Ley General de Archivos. (R)
  • Responder por la custodia de los bienes y de la documentacion e informacion que por razon de sus funciones tenga bajo su cuidado y guardar la reserva de la misma. (R)
  • Gestionar la documentacion y administrar los sistemas de tramite documentario, archivo, y acreditacion y control de firmas autorizadas. (R)
  • Atender el prestamo de los documentos del archivo y de la biblioteca y controlar la oportuna devolucion de los mismos. (R)
  • Implementar el montaje de la biblioteca y diseñar los parametros de difusion del material de lectura y consulta que posee la Contraloria. (A)
  • Las demas que sean asignadas por el Contralor, relacionadas con el ejercicio del cargo. (R)
  • Realizar labores de apoyo administrativo y complementario, al area de su competencia, asi como todos los tramites relacionados con los asuntos de caracter administrativo. (R)
  • Implementar controles para el Ingreso y salida de la documentacion. (A)
  • Apoyar la oportuna respuesta a los requerimientos efectuados por los diferentes entes de control y demas entidades publicas con las que interactua la Contraloria. (R)
  • Entregar de manera oportuna y agil la documentacion archivada que sea requerida en el ejercicio del derecho de peticion, solicitud de informaciones, documentos, quejas y reclamos, en los terminos de la reglamentacion establecida al respecto en la entidad. (R)
  • Apoyar a la Direccion Administrativa en la definicion de los lineamientos que de acuerdo con la ley se requieran para la administracion, conservacion y mantenimiento del archivo de la entidad. (R)
  • Establecer metodos de organizacion, sistemas de codificacion, clasificacion, transferencia, mantenimiento, seguridad, archivo y control de todos los documentos, para hacer de los archivos una fuente agil y segura de consulta. (R)
  • Aplicar el Sistema de Administracion de Riesgos para la Contraloria. (R)
  • Proteger, conservar, organizar y controlar el archivo de gestion, el archivo central y de patrimonio documental. (R)
  • CUMPLIR CON LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES QUE EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO LE SEAN ASIGNADAS. R
  • Llevar a cabo las operaciones archivisticas de organizacion documental que incluye (clasificacion - ordenacion - descripcion - desinfeccion) seleccion, expurgo, diseminacion, control, distribucion, almacenaje, recuperacion, proteccion por su caracter confidencial, difusion y conservacion de la documentacion al personal que labora en la organizacion. (R)
  • Elaborar las tablas de retencion documental de acuerdo con la normativa vigente. (R)
  • Adelantar procesos archivisticos estandarizados y organizados, que permitan el mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestion Integral de la Contraloria. (R)
  • Realizar y participar en las auditorias internas de calidad, para los cuales ha sido asignado por el funcionario competente. (R)
  • Cumplir con las funciones propias de la Secretaria Ejecutiva, cuando por ausencias temporales deba remplazarla. (R)
  • Elaborar las formas de identificacion necesarias para la rapida consulta del archivo : rotulos, caratulas, guias, membretes, indices, separadores, etc. (R)
  • Desempeñar las funciones asignadas dentro de los grupos internos de trabajo y Comites, de los cuales haga parte. (R)
  • Archivar y ordenar los documentos institucionales segun tablas de retencion documental, tablas de valoracion documental y normativa vigente. (R)
  • Propender por el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestion Integral. (R)
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