Secretario Ejecutivo
Gobernación de Santander
Bogota D.C, COLOMBIA
hace 1 día

Propósito

Elaborar los documentos requeridos por la Dependencia, así como realizar las diferentes actividades secretariales necesarias para contribuir al buen funcionamiento del área y del Ministerio, aplicando criterios de calidad y oportunidad.

Funciones

  • Conocer, cumplir y aplicar con discreción las políticas de seguridad y privacidad de la información vigentes en el cumplimiento de sus funciones, reportando cualquier incumplimiento de las mismas a las instancias definidas, de conformidad con los procedimientos establecidos.
  • Participar en el desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Minas y Energía - SIGME, para contribuir con el logro de los objetivos de la Dependencia.
  • Realizar oportunamente las transferencias primarias de la documentación al archivo central con el fin de efectuar la depuración de la documentación en cumplimiento de la Ley General de Archivo y demás normas que la modifiquen, sustituyan o reglamenten.
  • Atender las consultas, peticiones y demás requerimientos que le sean asignados por el Jefe Inmediato, sobre los asuntos de su competencia en la oportunidad y periodicidad requerida.
  • Recibir, radicar, clasificar y archivar la correspondencia y documentos recibidos en la Dependencia, y efectuar el envío y distribución de los mismos, de conformidad con las normas técnicas establecidas.
  • Participar en los planes, programas y proyectos que sean de competencia de la Dependencia, en los que sea delegado por el Jefe Inmediato, aportando sus habilidades en el desarrollo de los mismos.
  • Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
  • Mantener contacto personal y comunicación telefónica con las personas que requiera el Jefe inmediato para lograr una excelente interrelación entre los usuarios internos y externos, brindando un servicio de calidad, oportuno y eficaz.
  • Llevar el control diario de las actividades y eventos en los que deba participar el Jefe Inmediato, atendiendo los asuntos previos a la realización de los mismos.
  • Conocer y cumplir con las disposiciones del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, establecido en el Ministerio.
  • Elaborar informes, memorandos, oficios, proyectos de resolución de comisiones, avances de viáticos, cuentas de cobro o legalizaciones que se requieran para atender los diferentes requerimientos misionales o administrativos de la Dependencia.
  • Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
  • Participar en las actividades relacionadas con la protección y cuidado del medio ambiente conforme a las disposiciones legales.
  • Atender en forma personalizada o telefónica a los usuarios internos y externos que le requieran información que sea de su competencia, brindando un servicio de calidad y en forma oportuna.
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