Auxiliar Administrativo
Gobernación de Santander
ARAUCA CATEGORÍA 5 Y 6 ,COLOMBIA
hace 1 día

Propósito

Administrar información del Área de Trabajo, aplicando el sistema de gestión documental y colaborar en lo relacionado con atención de público personal y telefónicamente y velar por la buena presentación de la oficina.

Funciones

  • Cumplir con la dotación (uniforme) suministrada por la Administración Municipal, para el ejercicio de sus funciones.
  • Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la naturaleza del cargo y el área de desempeño.
  • Cumplir con los procedimientos establecidos por la Secretaria General en cuanto a manejo de comunicaciones y envío de documentación al Archivo central.
  • Preparar comunicaciones, actas, transmitir faxes y demás documentos que se generen en el Área de Trabajo, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
  • Cumplir con los procedimientos establecidos por la Secretaria General en cuanto a manejo de correspondencia (recepción y archivo), y respecto al envío de documentación al área de Archivo y Correspondencia.
  • Conocer, aplicar en sus funciones las actividades relacionadas con la implementación y mantenimiento del modelo estándar de control interno MECI 1000-2014.
  • Suministrar información al público de acuerdo con los procedimientos administrativos establecidos.
  • Realizar copia de seguridad de los archivos que su jefe inmediato le autorice y mantenerlos bajo su custodia.
  • Realizar copia de seguridad de los archivos que su jefe inmediato le autorice y mantenerlos bajo su custodia.
  • Racionalizar los recursos físicos y técnicos que utiliza en el Área de Trabajo.
  • Organizar el archivo anual que debe ser trasladado al Archivo Central, de acuerdo con las normas establecidas en el sistema de gestión documental institucional y la Ley 594 del 2000.
  • Apoyar en la preparación de respuestas a los derechos de petición relacionados con sus funciones y velar para que las mismas se tramiten dentro de los términos establecidos por la ley.
  • Apoyar en lospolíticas, planes, programas y proyectos,que desarrolle la Administración Municipal para la efectividad y el desempeño de las herramientas implementadas para su gestión.
  • Contribuir con la consecución de los objetivos de la dependencia, estableciendo acciones efectivas e integrándolas a los procesos que ejecute en desarrollo de sus funciones.
  • Atender los lineamientos y políticas generales, así como dar cumplimiento a los procesos, subprocesos e instructivos del sistema de gestión de calidad definidos por la administración municipal.
  • Custodiar, mantener actualizados y entregar debidamente organizados e inventariados los archivos de gestión relacionados a su cargo de conformidad con los procedimientos establecidos para la gestión documental y según las normas del archivo general de la nación.
  • Atender los lineamientos y políticas del sistema documental general SIDOGEN, así como el de atender todos los trámites asignados a su usuario.
  • Colaborar en las labores de fotocopiado de documentos requeridos para los procesos administrativos de la Alcaldía Municipal.
  • Organizar de acuerdo a instrucciones del responsable del área, la distribución de los elementos y útiles de oficina de la dependencia
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