Técnico Operativo
Gobernación de Santander
ANTIOQUIA ,COLOMBIA
hace 5 días

Propósito

Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas para ejecutar todas las actividades relacionadas con el mantenimiento de las Instalaciones y equipos y administración documental y apoyar técnicamente los procesos de interventoría y supervisión

Funciones

  • Clasificar y organizar los tipos documentales recibidos en las actividades diarias por el Archivo Central, ingresándolas al expediente correspondiente con los controles necesarios (firmas, foliación y contenido).
  • Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
  • Velar y propender por la custodia, conservación y recuperación de los archivos institucionales puestos bajo su responsabilidad.
  • Ejecutar las funciones propias de la dependencia de acuerdo a la vigilancia especial del Instituto, ejercida por la Superintendencia Financiera de Colombia y establecidas internamente en los Manuales que para el efecto se hayan implementado.
  • Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
  • Revisar las series y subseries virtuales y consolidar tanto en la carpeta virtual como física correspondiente, la información que se encuentra dispersa o que no esté digitalizada.
  • Desarrollar actividades tendientes a mantener actualizados los manuales de archivo y correspondencia y otras herramientas que faciliten la administración documental.
  • Mantener actualizados los inventarios documentales, asignándoles la codificación y controles pertinentes.
  • Realizar las modificaciones a los términos o denominaciones de las diferentes series y subseries de acuerdo a la dinámica orgánico ?
  • funcional de las áreas del Instituto.

  • Hacer sugerencias para mejorar la seguridad y salud en el trabajo (SST).
  • Estar familiarizado con los planes de respuesta a emergencias.
  • Aplicar técnicas y procedimientos que aseguren que todos los documentos que ingresen al archivo se tramiten, organicen, clasifiquen, guarden, conserven y custodien de acuerdo a la Normativa vigente.
  • Escanear e indizar la información en el software de Administración Documental, ajustándose a los términos o denominaciones existentes en el Archivo del IDEA
  • Apoyar técnica y logísticamente los procesos relacionados con la supervisión y la contratación pública
  • Conocer los riesgos referentes a su labor.
  • Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo
  • Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas cuando se requiera, en los diferentes procesos que la Entidad ejecuta en cualquier dependencia.
  • Desarrollar los procesos, actividades y acciones necesarias para la planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento continuo del sistema de gestión Institucional.
  • Aplicar medidas preventivas y de control que conlleven a la conservación de documentación tanto física como magnética.
  • Conocer la política del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
  • Aplicar técnicamente los parámetros establecidos en las tablas de retención documental aprobadas para el Instituto. Utilizando una correcta organización y transferencia de los archivos de gestión al archivo central y de éstos al archivo histórico, de acuerdo a las tablas de retención documental.
  • Implementar la revisión de las transferencias documentales primarias.
  • Requisitos

    Estudio : Título de Tecnología Archivística, Tecnología en Administración Documental.

    Experiencia : Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada.

    Vacantes

    Dependencia : SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,

    Municipio : Medellín, Total vacantes : 1

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