Logistics and Procurement Assistant, Transforma, Arauca and Putumayo, USAID/OTI, Colombia
MSI
Bogotá, Colombia
hace 3 días

Logistics and Procurement Assistant, Colombia Transforma, Arauca and Putumayo, USAID / OTI, Colombia

Company Profile :

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world.

Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-

corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico.

As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities.

For more information on MSI, please visit our website at .

Project Summary :

Colombia Transforma is a program financed by USAID / OTI. Transforma provides support strategically aimed at achieving sustainable peace in Colombia.

The initial goal will be to strengthen the institutional capacity of the Colombian government to implement rapid response during the first 36 months after the signing of the peace accords.

Please note : Only Colombian citizens are eligible for this position.

Responsibilities :

  • Provide administrative support for logistics and procurement activities as requested by the program team or the PS and Procurement Manager (PM).
  • Support the Program Team (EP), in obtaining quotations during the structuring phase of the budgets for the Activities.
  • Prepare and launch the Request for Proposals, receive the proposals and fill out the selection matrix.
  • Document all the processes of request of quotation and to archive all the documents that support it, in electronic means in the folder of each Activity.
  • Organize, scan and archive information related to purchases on Transforma server and administrative activities as needed.

  • Conduct Verification in Lists (ATVs), suppliers and subcontractors.
  • Coordinate with the GS, PS and GA Purchasing requests (ARM's).
  • Help maintain an up-to-date list of suppliers and subcontractors.
  • Effectively serve as liaison between the Program Team (EP) the PS and the finance area team to provide the documentation needed to issue the payments related to the activities.
  • Support the tracking of procurement processes to advance in accordance with the implementation plan of each activity.
  • Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested.
  • Support in the verification and delivery of materials and equipment to the beneficiaries under agreements in kind.
  • Support coordination of activities that require logistics (events, workshops, transportation, food, lodging).
  • Assist with special projects and tasks in support of PS, EP and other members of the procurement team, as needed.
  • Any other duty that the PS or PM may determine.
  • Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties.
  • Develop and maintain cordial, open professional relationships with other members of the field program team.
  • Arrange travel at local or national level as required.
  • Track the status of all executed and running processes.
  • Qualifications :

  • Professional or student of last semesters in administration or other related discipline.
  • Experience in administrative and / or financial management.
  • Experience in procurement, preferably with USAID programs.
  • Preferred English language skills, but not mandatory.
  • Skills in handling Excel and Word.
  • Ability to keep in execution and control several processes and / or simultaneous activities.
  • Teamwork and ability to work under pressure and with high workload.
  • Disposition to follow instructions and procedures.
  • Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

    Asistente de Logística y Compras, Arauca y Putumayo Colombia Transforma, USAID / OTI, Colombia

    Resumen del Proyecto :

    Colombia Transforma es un programa financiado por USAID / OTI. Transforma proporciona apoyo orientado estratégicamente para lograr una paz sostenible en Colombia.

    El objetivo inicial será el de mejorar la capacidad de Colombia para implementar una respuesta rápida durante los primeros 36 meses después de la firma de un acuerdo de paz.

    Objeto del Contrato :

    El Asistente de Logística y Adquisiciones (LPA por su abreviatura en inglés) es parte del equipo de gestión de adquisiciones de Colombia Transforma.

    El lugar de trabajo puede ser definido entre cualquiera de los departamentos donde opera el Programa (Norte de Santander, Putumayo, Arauca y Bogotá), bajo la supervisión del Especialista en Adquisiciones (PS, por su abreviatura en inglés).

    El LPA apoya al PS, en la solicitud de cotizaciones para compras, matriz de selección, documentos legales de proveedores, archivo físico y electrónico, coordinación de entregas de materiales a beneficiarios del programa, coordinación de logística bajo actividades, elaboración de documentos para solicitudes de anticipos y pagos, en coordinación con los especialistas de adquisiciones (PS).

    Se requieren excelentes cualidades de comunicación orales y escritas, así como un excelente manejo de software y archivos, conocimientos de procesos de compras y contratación.

  • Tenga en Cuenta : Esta es una posición local. Solo candidatos colombianos serán considerados.
  • Responsabilidades :

  • Brindar apoyo administrativo para actividades logísticas y de adquisiciones, según lo solicitado por el equipo del programa o por los PS y el Gerente Adquisiciones (PM por sus siglas en inglés).
  • Apoyar al Equipo Programático (EP), en la obtención de cotizaciones durante la fase de estructuración de los presupuestos para las Actividades.
  • Preparar y lanzar las Solicitud de cotizaciones, recibir las propuestas y diligenciar la matriz de selección.
  • Documentar todo el proceso de solicitudes de cotización y archivar todos los documentos que lo soportan, en medios electrónicos en la carpeta de cada Actividad.
  • Organizar, escanear y archivar la información relacionada con las compras en el servidor Transforma y las actividades administrativas según sea necesario.

  • Realizar la verificación en listas (ATV por sus siglas en inglés), de los proveedores y subcontratistas.
  • Coordinar con el GS, PS y GA las solicitudes de Compras (ARM s por sus siglas en inglés).
  • Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores y subcontratistas.
  • Servir de manera efectiva como enlace entre el Equipo Programático (EP) el PS y el equipo del área de finanzas para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades.
  • Apoyar el rastreo de los procesos de compras para que avancen de acuerdo con el plan implementación de cada actividad.
  • Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite.
  • Apoyar en la verificación y entrega de materiales y equipos a los beneficiarios bajo convenios en especie.
  • Apoyar en la coordinación de actividades que requiera logística (eventos, talleres, transporte, alimentación, hospedaje).
  • Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del PS, el EP y otros miembros del equipo de compras, según sea necesario.
  • Cualquier otro deber que podrá determinar el PS o PM.
  • Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones.
  • Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo.
  • Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido.
  • Hacer seguimiento del estado de todos los procesos ejecutados y en ejecución.
  • Competencias :

  • Profesional o estudiante de últimos semestres en administración u otra disciplina relacionada.
  • Experiencia en la gestión administrativa
  • Experiencia en el área de adquisiciones, preferiblemente con programas de USAID.
  • Conocimientos de idioma Inglés preferido, pero no es obligatorio.
  • Habilidades en manejo de Excel y Word.
  • Habilidad para mantener en ejecución y control varios procesos y / o actividades simultáneas.
  • Trabajo en equipo y habilidad de trabajar bajo presión y con alto volumen de trabajo.
  • Disposición para acatar instrucciones y procedimientos.
  • Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

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